Jak zadbać o wydajność w pracy, by nie zginąć w lawinie niedokończonych spraw? 15 porad

Zaległości w pracy spędzają Ci sen z powiek? Musisz zabierać zadania służbowe do domu,
bo 8 godzin pracy to za mało? Przyczyn niewydajnego działania może być wiele, zaczynając od Twojego podejścia do pracy, a na nadmiarze obowiązków kończąc. Jednak możesz sobie
z tym poradzić i – z odpowiednim podejściem – z pewnością uda Ci się wydostać spod lawiny maili, dokumentów i niedokończonych zadań “do zrobienia”.

Poznaj 15 sposobów
na wydajniejszą pracę bez konieczności pracy po godzinach.

Jak pracować wydajnie, by uporać się z obowiązkami w pracy?

Obowiązki potrafią przytłoczyć, szczególnie, gdy nawarstwi się ich bardzo dużo, a deadline zbliża się nieubłaganie wielkimi krokami. Poznaj 15 zasad wydajnej pracy, które możesz wprowadzić w życie już dziś.

1. Planuj swoje zadanie i obowiązki w pracy

Niektórzy uważają to za niepotrzebną zabawę, jednak planowanie to klucz do efektywnej organizacji czasu – zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy. Warto tuż po przyjściu
do pracy lub nawet dzień wcześniej stworzyć listę zadań do wykonania w tym konkretnym dniu. 

Jak stworzyć listę zadań do wykonania?

Na samym początku listy zapisz sprawy priorytetowe i pilne. Kolejno zanotuj te zadania, które również są ważne, ale nie muszą być wykonane od razu. Najmniej istotne kwestie spisz na samym końcu listy. Staraj się trzymać planu i wykonuj po kolei zadanie po zadaniu.

Możesz pokusić się nawet o przygotowanie specjalnej listy dziennej, tygodniowej
i miesięcznej lub wspomóc się plannerem, by lepiej zorganizować swój czas w pracy.
To naprawdę działa!

2. Załatwiaj jedną rzecz w danym momencie

Skup się na jednym zadaniu w danym momencie. Z jednej strony wielozadaniowość
to świetna umiejętność, ale nie zawsze sprzyja ona efektywnej i wydajnej pracy. Jednoczesne odpisywanie na maile, sprawdzanie wytycznych do nowego zadania od szefa
czy przygotowywanie umowy dla nowego klienta bardziej sprzyja popełnieniu błędu
niż uporaniu się ze wszystkim w krótszym czasie.

3. Sprawdzaj maile po kolei zamiast otwierać kilka od razu

Podobnie jak w punkcie drugim – nie sprawdzaj naraz wszystkich maili, które czekają
w Twojej skrzynce odbiorczej. Przeglądaj wiadomości po kolei, by nie przytłoczył Cię ogrom informacji oraz rzeczy, które musisz załatwić danego dnia.

Możesz też zacząć od najpilniejszych wiadomości. Przykładowo, jeżeli czekasz
na wiadomość od danego klienta – zajmij się w pierwszej kolejności właśnie tą sprawą. Następnie przejdź do załatwienia kolejnych zadań, które czekają na Ciebie w skrzynce.

4. Nie odkładaj zadań na później

Jeżeli coś masz zrobić w danym dniu – zrób to od razu. Nie odkładaj niepotrzebnie w czasie zadań, które możesz załatwić od ręki. Pozornie nie potrzebujesz wiele czasu na zamknięcie danej sprawy i pewnie myślisz sobie- „Przecież tylko chwila, zajmę się tym pod koniec pracy”.  Jednak – przekładając kilka rzeczy “do zrobienia później” – możesz na zakończenie dnia być niemile zaskoczony/-a ilością niedokończonych zadań. W międzyczasie będą pojawiać się nowe sprawy, z którymi trzeba będzie się uporać. W ten sposób załatwisz sobie zaległości na kolejny dzień roboczy i raczej z niechęcią przybędziesz do pracy wiedząc,
co na Ciebie czeka…

Przełam swojego wewnętrznego “nie-chce-mi-sia” – zacznij dzień od trudnych spraw
lub czynności, których zwykle nie lubisz robić. Dlaczego? Najczęściej do trudnych zadań człowiek podchodzi jak pies do jeża i zabiera się za nie w ostateczności, gdy zostaje już naprawdę mało czasu lub gdy zbliża się deadline. A przecież o wiele mniej stresu,
nerwów i czasu będzie kosztować Cię zajęcie się sprawą z marszu niż odkładanie jej na ostatni moment.

5. Zapisuj ważne daty i deadliny

Najlepiej od razu notuj deadliny dla najważniejszych spraw i zadań. Warto także zanotować istotne daty w kalendarzu służbowym, by np. w dzień przed oddaniem gotowego projektu nie obudzić się z ręką w nocniku z myślą- „Przecież jeszcze nie zacząłem działać!”.

Zapisuj również umówione spotkania z klientami czy planowane szkolenia. To pozwoli Ci lepiej zaplanować inne zadania i nie doprowadzi do sytuacji, w której będziesz musiał się rozdwoić z powodu dwóch spotkań odbywających się w tym samym czasie w różnych miejscach. Notowanie wszystkich ważnych informacji pozwoli na uniknięcie przykrych
i stresujących niespodzianek.

6. Nie przerywaj zadania w środku działania

Gdy już zaczniesz realizować dane zadanie czy projekt – nie przerywaj swojego działania na rzecz czegokolwiek innego. Niepotrzebnie się rozproszysz, a później stracisz czas na przypominanie sobie – „Na czym to ja skończyłem?”. Skup się na danej sprawie raz,
a porządnie i doprowadź ją do samego końca.

7. Działaj w prosty, ale skuteczny sposób

Nie utrudniaj sobie wykonywania zadań. Działaj w prosty sposób, bez zbędnych formalności. Jeżeli nie musisz wszystkiego raportować z polecenia swojego szefa ani zbierać każdej informacji w tabelach czy firmowych plikach – lepiej z tego zrezygnuj, by nie tracić cennego czasu. Warto natomiast odhaczyć odrobienie danego zadania dla swojego spokoju. Dzięki temu nie będziesz się później zastanawiać czy dane zadanie już ukończyłeś czy jeszcze nie.

8. Pamiętaj o asertywności w pracy

Miło jest pomagać współpracownikom w ich zadaniach, a jeszcze lepiej, gdy sami możemy liczyć na ich pomoc w trudnych momentach. Jednak nie daj sobie wejść na głowę
i nie przejmuj obowiązków innych osób, które nie tyle potrzebują wsparcia w wykonaniu zadania, co raczej próbują się Tobą wyręczyć.

Asertywność może Ci także pomóc, gdy kierownik lub szef planuje zlecić Ci dodatkowe zadania czy nowe obowiązki, a już obecnie nie wyrabiasz się ze swoją pracą, w dodatku jesteś przemęczony i zestresowany całą sytuacją. Pamiętaj o kulturalnym wyrażeniu swojej opinii. Asertywność zdecydowanie jest w cenie. Lepiej jest grzecznie i kulturalnie odmówić niż nie dotrzymać terminu realizacji zadania.

9. Przeanalizuj swój czas pracy i to, co robisz

Zastanów się, czy nie tracisz czasu na nieistotne działania. Może robisz coś w ciągu pracy, co nie jest konieczne i nie wnosi nic nowego? Ciągłe sprawdzanie firmowej strony na Facebooku czy odświeżanie pulpitu na komputerze służbowym to mało ambitne zajęcia, które potrafią “pożreć” lwią część dnia. 

Możesz na koniec dnia w pracy zapisać czynności, jakie wykonałeś, ale okazały się one zbędne. W ten sposób uświadomisz sobie, gdzie podziało się te kilka godzin pracy, które zniknęły jak kamfora, a mógłbyś je przecież poświęcić na istotne sprawy.

10. Nie zapominaj o przerwach od pracy

Pamiętaj o odpoczynku! Przerwy w pracy spędzaj bez telefonu w dłoni i bez ciągłego rzucania okiem na skrzynkę mailową. Najlepiej przymknij laptop służbowy bądź wyjdź
na chwilę z pomieszczenia, w którym pracujesz. W ten sposób zrelaksujesz się bardziej
niż spędzając chwilę przerwy na przeglądaniu Facebooka,
Instagrama czy w poczuciu strachu, że za moment dostaniesz wysyp maili. Pozwól przez chwilę odpocząć sobie i swojej psychice! To znacznie podniesie Twoją wydajność i ułatwi
Ci dalszą pracę.

11. Rozruszaj swój organizm

W miarę możliwości, wyjdź na chwilę na świeże powietrze lub wstań od biurka
i porozciągaj się przez kilka minut. Dzięki temu krew w Twoim organizmie zacznie szybciej krążyć, będziesz oddychać pełną piersią i dostarczysz sobie więcej tlenu. Skutek? Zniknie senność, ciało nie będzie tak odrętwiałe, jak jeszcze kilka minut wcześniej i w lepszym nastroju wrócisz do wykonywania zadań.

12. Pozbądź się rozpraszaczy

Wycisz lub nawet wyłącz telefon, by nie rozpraszał Cię podczas pracy. Możesz ewentualnie schować urządzenie do torebki – gdy nie będzie leżeć na widoku i w zasięgu ręki, nie będziesz tak często po niego sięgać. Przekonaj się, jak wiele czasu zaoszczędzisz
w ten sposób. W takich warunkach, bez dzwoniącego co chwilę prywatnego telefonu, łatwiejsze jest także utrzymanie pełnej koncentracji w trakcie wykonywania zadania.

13. Utrzymuj porządek na swoim stanowisku pracy

Mnóstwo dokumentów walających się po biurku, papierki po słodkich przekąskach, notatki… A pod tym wszystkim dzwoni Twój służbowy telefon, który musisz pilnie odebrać.
Znasz to uczucie? Jeżeli tak – najwyższa pora posprzątać stanowisko pracy!

Posegreguj ważne dokumenty i notatki, wyrzuć śmieci i odszukaj pod stertą tego wszystkiego potrzebne Ci do pracy sprzęty biurowe czy długopisy. Po pewnym czasie zobaczysz, że praca w czystym, uporządkowanym miejscu jest przyjemniejsza, niczego nie musisz szukać, realizacja zadań idzie Ci sprawniej.

14. Odżywiaj się z głową

Zamiast picia coli i hektolitrów kawy, pożerania tony słodyczy i zamawiania fast-foodów, zdecyduj się na zmianę sposobu odżywiania. Postaw na domowe jedzenie i posiłki przygotowywane własnoręcznie oraz na zdrowe przekąski (np. suszone owoce, orzechy, warzywa) i koktajle. Nie dość, że zyska na tym Twoja sylwetka, bo jedzone w pracy czekoladki, batoniki czy pizza nie będą już iść w biodra, to – z pomocą warzyw i owoców – dostarczysz do organizmu cenne witaminy i minerały. Nie zdziw się, jeśli po pewnym czasie wróci Ci energia i odczujesz wyraźną poprawę samopoczucia.  

Pamiętaj także o piciu odpowiedniej ilości wody w ciągu dnia, zwłaszcza podczas upałów. Gdy zbytnio się odwodnisz, Twój organizm nie omieszka Cię o tym poinformować,
np. poprzez bóle i zawroty głowy. Szanuj się i pij wodę na zdrowie!

15. Przewietrz  pomieszczenie, w którym pracujesz

Krótko po rozpoczęciu dnia w pracy zaczyna boleć Cię głowa, masz ochotę położyć się spać nawet na twardym blacie biurka mimo wypitej podwójnej kawy? Do tego dochodzą zawroty głowy, ciągłe ziewanie i brak koncentracji? Zamiast szukać u siebie chorób – otwórz okna jak najszerzej i przewietrz pomieszczenie, w którym pracujesz! 

Każdego ranka wpuść świeże powietrze do pomieszczenia, w którym pracujesz.
Nie zapominaj o tym nawet podczas niepogody! Świeże powietrze dobrze zrobi Tobie,
jak i Twoim współpracownikom, nawet podczas mrozów.

Gdy zbyt rzadko wietrzysz pomieszczenie (a może – o, zgrozo – nie robisz tego wcale!)
w pomieszczeniu zbiera się m.in. mnóstwo kurzu, drobnoustrojów i dwutlenku węgla.
Nie masz możliwości dostarczyć organizmowi odpowiedniej dawki tlenu, więc robisz się senny, ziewasz, zaczyna boleć Cię głowa… Po dłuższym czasie możesz stać się bardziej podatny na infekcje i choroby, zaczynasz ciągle kichać, kaszleć i czuć się słabo w trakcie pracy. To dlatego odpowiednia wentylacja pomieszczeń jest tak istotna dla wydajnego działania. Trudno jest przecież skupić się na rozmowie z klientem, gdy bezustannie ziewasz do słuchawki lub zasypiasz podczas pisania maili, prawda? Odetchnij rześkim powietrzem
i z werwą podejdź do pracy!

Mały krok do wielkiego sukcesu

Duże rewolucje zaczynają się od drobnych zmian w nas samych. Jeżeli z natury jesteś leniuszkiem, masz problemy z organizacją czasu lub pracujesz w chaotyczny sposób
– możesz to zmienić i cieszyć się łatwiejszą pracą zamiast wiecznie tkwić w służbowych zaległościach. Efekty nie będą widoczne natychmiast, zwłaszcza gdy czeka na Ciebie sporo spraw do załatwienia. Jednak warto uzbroić się w cierpliwość i samozaparcie, by wkroczyć
na drogę efektywnej oraz wydajnej pracy, a także by wyrabiać się z zadaniami na czas…
lub nawet przed wyznaczonym terminem!

P.S. Pomimo odpowiedniej organizacji pracy, planowania obowiązków z wyprzedzeniem, wyrabiania dziennej normy, a może nawet i jej przekraczania, wciąż masz zaległości
do nadrobienia? 8 godzin pracy to wciąż za mało, by ogarnąć wszystko na czas?
Może problem nie tkwi w Tobie, a po prostu masz na głowie zbyt wiele obowiązków?
W takiej sytuacji czas porozmawiać z przełożonym. Jeżeli tego nie zrobisz, istnieje ryzyko,
że wypalisz się zawodowo, zupełnie stracisz ochotę do pracy i z pewnością nie wyrobisz się ze wszystkimi powierzonymi zadaniami.

Gotowy na zmiany? Zacznij już dziś!

Zaufaj specjalistom z ponad 10 letnim doświadczeniem.

Twój content w dobrych rękach

Skuteczna agencja content marketingowa.

Skontaktuj się z nami