Close

Zaległości w pracy spędzają Ci sen z powiek? Musisz zabierać zadania służbowe do domu, bo 8 godzin pracy to za mało? Przyczyn niewydajnego działania może być wiele, zaczynając od Twojego podejścia do pracy, a na nadmiarze obowiązków kończąc. Jednak można sobie z tym poradzić i – z odpowiednim podejściem – uda Ci się wydostać spod lawiny maili, dokumentów oraz zadań “do zrobienia”. Sprawdź nasze 15 porad na to, jak pracować wydajniej, bez konieczności pozostawania na nadgodzinach w firmie. 🙂

 

Jak pracować wydajnie, by uporać się z obowiązkami w pracy?

 

  1. Planuj swoje zadanie i obowiązki w pracy

Niektórzy uważają to za niepotrzebną zabawę, jednak planowanie to klucz do efektywnej organizacji czasu – zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy.
Warto tuż po przyjściu do pracy lub dzień wcześniej stworzyć listę zadań do wykonania w tym konkretnym dniu. 

Jak stworzyć listę zadań do wykonania?

Na samym początku listy zapisz sprawy priorytetowe i pilne. Kolejno zanotuj nadal ważne do zrobienia rzeczy, ale które nie muszą zostać wykonane od razu. Najmniej istotne kwestie spisz na końcu listy. Staraj się trzymać planu i wykonuj zadanie po zadaniu.

Możesz pokusić się nawet o przygotowanie specjalnej listy dziennej, tygodniowej i miesięcznej lub wspomóc się plannerem, by lepiej zorganizować swój czas w pracy.

 

  1. Załatwiaj jedną rzecz w danym momencie

Skup się na jednym zadaniu w danym momencie. Z jednej strony wielozadaniowość to świetna umiejętność, ale nie zawsze sprzyja ona efektywnej i wydajnej pracy. Jednoczesne odpisywanie na maile, sprawdzanie wytycznych do nowego zadania od szefa czy przygotowywanie umowy dla nowego klienta bardziej sprzyja popełnieniu błędu niż uporaniu się ze wszystkim w krótszym czasie.

 

  1. Sprawdzaj maile po kolei zamiast otwierać kilka od razu

Podobnie jak w punkcie drugim – nie sprawdzaj naraz wszystkich maili, które czekają na Twojej skrzynce. Zajmuj się wiadomościami po kolei, by nie przytłoczył Cię ogrom informacji oraz rzeczy, które musisz załatwić danego dnia.

Możesz też zacząć od najpilniejszych wiadomości. Przykładowo, jeżeli czekasz na mail od danego klienta – zajmij się w pierwszej kolejności właśnie tą sprawą. Następnie przejdź do załatwienia kolejnych zadań, które Ciebie czekają w Twojej skrzynce mailowej.

 

  1. Nie odkładaj zadań na później

Jeżeli coś masz zrobić w danym dniu – zrób to od razu. Nie odkładaj niepotrzebnie w czasie zadań, które możesz załatwić od ręki. Pozornie nie potrzebujesz wiele czasu na zamknięcie danej sprawy i pewnie myślisz sobie: “przecież tylko chwila, zajmę się tym pod koniec pracy”.  Jednak – przekładając kilka rzeczy “do zrobienia później” – możesz na zakończenie dnia zaskoczyć się ilością niedokończonych zadań. W międzyczasie będą pojawiać się nowe sprawy, z którymi trzeba będzie się uporać. W ten sposób załatwisz sobie zaległości na kolejny dzień roboczy i raczej z niechęcią przybędziesz do pracy wiedząc, co za sajgon na Ciebie czeka…

Przełam swojego wewnętrznego “nie-chce-mi-sia”zacznij dzień od trudnych spraw lub czynności, których zwykle nie lubisz robić. Dlaczego? Najczęściej do trudnych zadań człowiek podchodzi jak pies do jeża i zabiera się za nie w ostateczności, gdy zostaje już naprawdę mało czasu pracy lub deadline goni. A przecież o wiele mniej stresu, nerwów i czasu będzie kosztować Cię zajęcie się sprawą z marszu niż odkładanie jej na ostatni moment.

 

  1. Zapisuj ważne daty i deadliny

Najlepiej od razu notuj deadliny dla najważniejszych spraw i zadań. Warto także zanotować istotne daty w kalendarzu służbowym, by np. w dzień przed oddaniem gotowego projektu nie obudzić się z ręką w nocniku z myślą “przecież jeszcze nie zacząłem działać!”. 😉

Zapisuj również umówione spotkania z klientami czy planowane szkolenia. To pozwoli Ci lepiej zaplanować inne zadania, a także nie dojdzie do sytuacji, gdy będziesz musiał się rozdwoić z powodu dwóch spotkań odbywających się w tym samym czasie.

 

  1. Nie przerywaj zadania w środku działania

Gdy już zaczniesz realizować dane zadanie czy projekt – nie przerywaj swojego działania na rzecz czegoś innego. Niepotrzebnie się rozproszysz, a później stracisz czas na przypominanie sobie “na czym to przed chwilą skończyłem?”. Skup się na danej sprawie raz a porządnie i doprowadź ją do samego końca.

 

  1. Działaj w prosty, ale skuteczny sposób

Nie utrudniaj sobie wykonywania zadań. Działaj w prosty sposób, bez zbędnych formalności. Jeżeli nie musisz wszystkiego raportować z polecenia swojego szefa bądź zbierać każdej informacji w tabelach czy firmowych plikach – lepiej z tego zrezygnuj, by nie tracić cennego czasu. Warto natomiast odhaczyć odrobienie danego zadania dla swojego spokoju (nie będziesz się później zastanawiać czy już daną rzecz ukończyłeś, czy jeszcze nie).

 

  1. Pamiętaj o asertywności w pracy

Miło jest pomagać współpracownikom w ich zadaniach, a jeszcze lepiej, gdy sami możemy liczyć na pomoc w trudnych momentach. Jednak nie daj sobie wejść na głowę i nie przejmuj obowiązków od innych osób, które nie tyle potrzebują wsparcia w wykonaniu zadania, co raczej próbują się Tobą wyręczyć.

Asertywność może Ci także pomóc, gdy kierownik lub szef planuje zlecić Ci dodatkowe zadania czy nowe obowiązki, a już obecnie nie wyrabiasz się ze swoją pracą, w dodatku jesteś przemęczony i zestresowany całą sytuacją. Pamiętaj o kulturalnym wyrażeniu swojej opinii.

 

  1. Przeanalizuj swój czas pracy i to, co robisz

Zastanów się czy nie tracisz czasu na nieistotne działania. Może robisz coś w ciągu pracy, co nie jest konieczne i nie wnosi nic nowego? Ciągłe sprawdzanie firmowej strony na Facebooku czy odświeżanie pulpitu na komputerze służbowym to mało ambitne zajęcia, które potrafią “pożreć” lwią część dnia. 

Możesz na koniec dnia w pracy zapisać czynności, jakie wykonałeś, ale okazały się one zbędne. W ten sposób uświadomisz sobie, gdzie podziało się te kilka godzin pracy, które zniknęły jak kamfora, a mógłbyś je poświęcić na istotne sprawy.

 

  1. Nie zapominaj o przerwach od pracy

Pamiętaj o odpoczynku! Przerwy w pracy spędzaj bez telefonu w dłoni i bez ciągłego rzucania okiem na skrzynkę mailową. Najlepiej przymknij laptop służbowy bądź wyjdź na chwilę z pomieszczenia, w którym pracujesz. W ten sposób zrelaksujesz się bardziej niż spędzając chwilę przerwy na przeglądaniu fejsa, instagrama czy w poczuciu strachu, że za moment dostaniesz wysyp maili. Pozwól przez chwilę odpocząć sobie i swojej psychice!

 

  1. Rozruszaj swój organizm

W miarę możliwości wyjdź na chwilę na świeże powietrze lub wstań od biurka i porozciągaj się przez kilka minut. Dzięki temu krew w Twoim organizmie zacznie szybciej krążyć, będziesz oddychać pełną piersią i dostarczysz sobie więcej tlenu. Skutek? Odechce Ci się spać, ciało nie będzie tak odrętwiałe jak jeszcze kilka minut wcześniej i w lepszym nastroju wrócisz do wykonywania zadań.

 

  1. Pozbądź się rozpraszaczy

Wycisz telefon lub najlepiej go wyłącz, by nie rozpraszał Cię w pracy. Ewentualnie schowaj urządzenie do torebki – gdy nie będzie leżeć na widoku i w zasięgu ręki, nie będziesz tak często sięgać po telefon. Przekonaj się, jak wiele czasu zaoszczędzisz w ten sposób. Również utrzymanie koncentracji w takich warunkach powinno być łatwiejsze niż z dzwoniącym co chwilę prywatnym telefonem na biurku.

 

  1. Utrzymuj porządek na swoim stanowisku pracy

Mnóstwo dokumentów walających się na biurku, papierki po słodkich przekąskach, notatki służbowe… A pod tym wszystkim dzwoni Twój służbowy telefon, który musisz pilnie odebrać. Znasz to uczucie? Jeżeli tak – najwyższa pora posprzątać stanowisko pracy!

Posegreguj ważne papiery, wyrzuć śmieci i odszukaj pod stertą wszystkiego sprzęty biurowe czy długopisy. Po pewnym czasie zobaczysz, że praca w czystym, uporządkowanym miejscu jest przyjemniejsza, niczego nie musisz szukać, a wszystko idzie Ci sprawniej.

 

  1. Odżywiaj się z głową

Zamiast picia coli, litrów kawy, pożerania tony słodyczy i zamawiania fast-foodów podczas pracy zdecyduj się na zmianę sposobu odżywiania. Postaw na domowe jedzenie i posiłki przygotowywane własnoręcznie oraz zdrowe przekąski (np. suszone owoce, orzechy, warzywa), koktajle oraz pij dużo wody.

Nie dość, że czekoladki, batoniki i pizza jedzona w pracy przestanie iść w biodra, to – z pomocą warzyw i owoców – dostarczysz do organizmu cenne witaminy i minerały. Nie zdziw się, jeśli po pewnym czasie wróci Ci energia i odczujesz poprawę stanu zdrowia. 🙂

Pamiętaj także o piciu odpowiedniej ilości wody w ciągu dnia, zwłaszcza podczas upałów. Gdy zbytnio się odwodnisz, Twój organizm nie omieszka Cię o tym poinformować, np. poprzez bóle i zawroty głowy. Szanuj się i wypij na zdrowie!

 

  1. Wywietrz pomieszczenie, w którym pracujesz

Krótko po rozpoczęciu dnia w pracy zaczyna boleć Cię głowa, masz ochotę położyć się spać nawet na twardym blacie biurka mimo wypitej podwójnej kawy? Do tego dochodzą zawroty głowy, ciągłe ziewanie i brak koncentracji? Zamiast szukać u siebie chorób – otwórz okna jak najszerzej i wywietrz pokój w biurze! 

Wpuść świeże powietrze każdego ranka do pomieszczenia, w którym pracujesz. Nie zapominaj o tym nawet podczas niepogody! Świeże powietrze dobrze zrobi Tobie, jak i Twoim współpracownikom, nawet podczas mrozów.

Gdy zbyt rzadko wietrzysz pomieszczenie (a może – o, zgrozo – nie robisz tego wcale!) w pomieszczeniu zbiera się m.in. mnóstwo kurzu, drobnoustrojów i dwutlenku węgla. Nie masz możliwości dostarczyć organizmowi odpowiedniej dawki tlenu, więc robisz się senny, ziewasz, zaczyna boleć Cię głowa… Po dłuższym czasie możesz stać się bardziej podatny na infekcje i choroby, zaczynasz ciągle kichać, kaszleć i czuć się słabo w trakcie pracy. Stąd odpowiednia wentylacja pomieszczeń jest tak istotna dla wydajnego działania. Bo przecież trudno skupić się na rozmowie z klientem, gdy bezustannie ziewasz do słuchawki lub zasypiasz podczas pisania maili, prawda? Odetchnij rześkim powietrzem i z werwą podejdź do pracy!

 

Duże rewolucje zaczynają się od drobnych zmian w nas samych. Jeżeli z natury jesteś leniuszkiem, masz problemy z organizacją czasu czy pracujesz w chaotyczny sposób – możesz to zmienić i cieszyć się łatwiejszą pracą zamiast wiecznie tkwić w służbowych zaległościach. Efekty nie będą widoczne natychmiast, zwłaszcza gdy czeka na Ciebie sporo spraw do załatwienia. Jednak warto uzbroić się w cierpliwość i samozaparcie, by wkroczyć na drogę efektywnej oraz wydajnej pracy, a także wyrabiać się z zadaniami na czas… lub przed wyznaczonym terminem!

 

PS Pomimo odpowiedniej organizacji pracy, planowania obowiązków z wyprzedzeniem, wyrabiania dziennej normy, a może nawet i więcej okazuje się, że w dalszym ciągu masz zaległości do nadrobienia? 8 godzin pracy to za mało, by ogarnąć wszystko na czas? Może problem nie tkwi w Tobie, a po prostu masz zbyt wiele obowiązków niż powinieneś. Czas porozmawiać z przełożonym o takiej sytuacji. Inaczej istnieje ryzyko, że wypalisz się zawodowo i zupełnie stracisz ochotę do pracy aniżeli wyrobisz się ze wszystkimi powierzonymi zadaniami.